Fatturazione elettronica: cos’è e come funziona

Se ne parla tanto e, tra breve, se ne parlerà sempre di più. Ci riferiamo naturalmente alla fatturazione elettronica, un sistema digitale con cui avremo tutti a che fare, e che permetterà di emettere, trasmettere e conservare le fatture solo in formato elettronico, e non più cartaceo.

Ma come funziona la fatturazione elettronica? È possibile utilizzarla gratis? A che cosa dobbiamo stare attenti? Cerchiamo di svelare tutti i principali dubbi su questa importante novità!

Prima, però, una piccola precisazione: quando nelle prossime righe parleremo di fatturazione elettronica, ci riferiremo alla fatturazione elettronica tra privati, considerato che è già in vigore il sistema di fatturazione elettronica verso pubblica amministrazione.

Cos’è la fatturazione elettronica

Come intuibile dallo stesso nome di questa nuova procedura, la fatturazione elettronica è la “trasformazione” della tradizionale fattura in formato digitale (XML), rispettando alcuni requisiti standard fissati dalla legge.

funzionamento fatturazione elettronica

Guida alla fatturazione elettronica

Si tratta dunque di un passo in avanti rispetto alla fatturazione tradizionale, che non solamente dovrebbe apportare dei miglioramenti nei confronti dell’abbattimento dei costi di produzione e di conservazione, quanto anche una maggiore sicurezza sul fronte dell’autenticità e dell’integrità del suo contenuto, grazie alla firma digitale e alla marcatura temporale.

Obbligo fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica tra privati diventa un obbligo a partire dal prossimo 1 gennaio 2019. Di contro, come abbiamo già avuto modo di precisare qualche riga fa, la fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della pubblica amministrazione è diventata obbligatoria già dal 31 marzo 2015, mentre dal 1 gennaio 2017 era possibile usarla – ma solo in via facoltativa – anche tra i privati.

Come funziona la fatturazione elettronica

Ma come funziona la fatturazione elettronica?

Comprenderlo non è molto difficile, soprattutto se si parte da quello che dovrebbe essere il “perno” di tutto il meccanismo: il Sistema di Interscambio (SDI) intorno al quale ruoteranno tutti gli operatori e tutte le procedure di emissione e di trasferimento dei documenti in formato digitale.

In altri termini, è la predisposizione del SDI che permetterà a tutti i contribuenti che sono titolari di partite IVA di poter generare la fattura nei formati di legge ora previsti, trasmetterla e conservarla.

Tale processo appare dunque suddivisibile in tre fasi principali:

  • generazione ed emissione della fattura elettronica: sarà possibile emettere una fattura ordinaria, una fattura semplificata o una fattura verso la Pubblica Amministrazione. Sarà opportuno compilare i dati richiesti (principalmente, quelli del cliente, del fornitore e delle prestazioni rese) e generare in tal modo il documento;
  • trasmissione della fattura elettronica, utilizzando il SDI come piattaforma centrale con la quale veicolare tali documenti;
  • conservazione del documento trasmesso, per un periodo di tempo complessivo di 10 anni.

Ma in che modo è possibile effettuare queste procedure nella maniera più semplice possibile?

Considerando che il formato XML potrebbe risultare ostico per molti utenti, e considerando altresì che sempre più persone hanno manifestato l’esigenza di potersi interfacciare con un sistema di maggiore semplicità sia nella fase di emissione, che in quella di trasmissione, e ancora quella di conservazione, molti fornitori di servizi telematici hanno predisposto apposite offerte.

Fatturazione elettronica Aruba

Tra gli operatori che si sono mossi prima in tal senso c’è sicuramente Aruba. Come molti altri servizi predisposti dallo stesso provider, la gestione dell’intero iter di fatturazione elettronica fa della semplicità e della comodità le sue caratteristiche principali.

Sarà dunque possibile creare e inviare i documenti di riferimento mediante un’intuitiva interfaccia web (a tutto il resto penserà Aruba), così come sarà possibile effettuare la conservazione dei documenti grazie a 1 GB di spazio disponibile.

Il costo del servizio è di 25 euro l’anno, IVA esclusa.

Fatturazione elettronica Infocert

Ha un costo tutto sommato paragonabile – anche in virtù degli altri servizi proposti – quello di fatturazione elettronica Infocert. Economico, flessibile e completo, il servizio ti permetterà di avere a portata di mano tutto quello che ti serve per poter gestire questo passaggio, e anche un bel corso e-learning sulla fatturazione elettronica.

Il costo? Ci sono due pacchetti tra i quali scegliere:

Legal Invoice Start, al costo di 4 euro + IVA al mese, dedicato principalmente a chi ha bisogno di uno strumento semplice di fatturazione elettronica B2B e PA;

Legal Invoice Pro, al costo di 7 euro + IVA al mese, dedicato a chi vuole minimizzare gli impatti operativi e i costi della fatturazione elettronica, senza inserimenti manuali dei dati e con funzionalità di importazione automatica delle fatture dal formato XML o PDF.

In entrambi i casi, inoltre, è previsto un periodo gratuito di 6 mesi.

Fatturazione elettronica gratis

Ma se non volessi spendere nemmeno un euro per il servizio di fatturazione elettronica? In questo caso, non c’è da preoccuparsi: ci sono diverse altre soluzioni alternative ai fornitori come Aruba, che potresti cercare di utilizzare per poter massimizzare la convenienza di questa importante novità.

fatturazione elettronica gratis

Fatturazione elettronica gratis: come funziona ?

Di tutte, la più importante è certamente rappresentata dal servizio di fatturazione elettronica Agenzia delle Entrate.

Purtroppo, in buona evidenza, il suo funzionamento è un po’ più complesso rispetto a quanto non si potesse desiderare, e il tempo che impiegare per poter emettere e ricevere le fatture elettroniche con il sito web dell’Agenzia delle Entrate sarà sicuramente di più.

In breve, dovrai:

  • verificare di avere tutte le abilitazioni utili per poter entrare nell’area autenticata dei servizi web del Fisco;
  • una volta avuto accesso usando le proprie credenziali, recarti nella pagina della Fatturazione elettronica;
    generare la fattura, sempre all’interno della bacheca dedicata alla fatturazione elettronica;
  • trasmettere il documento verso la controparte desiderata.
  • Se vuoi saperne di più, il sito internet dell’Agenzia delle Entrate ha predisposto una sezione formativa che colmerà tutte le tue lacune. Prova a darci un’occhiata: la trovi qui.

Esempio fatturazione elettronica

Purtroppo per te, dando uno sguardo all’esempio di una fattura elettronica ti renderai conto che il documento è composto da una serie di stringhe e di codici ben poco chiari.

Non c’è comunque da sorprendersi: è quello il formato che la legge ha previsto di utilizzare per permettere un dialogo omogeneo con tutti i sistemi che si interfacceranno con l’SDI, che avrà dunque il compito di ricevere le fatture, verificarne l’autenticità e la correttezza, e distribuirle alle controparti.

In ogni caso, la fattura elettronica si divide in 3 diverse parti:

  • Header: è la parte superiore della fattura, obbligatoria, che contiene i blocchi relativi a:

Dati Trasmissione, Cedente Prestatore, Rappresentante Fiscale, Cessionario Committente, Terzo Intermediario O Soggetto Emittente, Soggetto Emittente.

  • Body: è la parte centrale, anch’essa obbligatoria, inseribile anche in maniera multipla nel caso in cui si desideri spedire un lotto di fatture. Contiene i blocchi relativi a:

Dati Generali, Dati Beni Servizi, Dati Veicoli, Dati Pagamento, Allegati.

  • Signature: è la parte finale, adibita alla firma digitale.

Fatturazione elettronica: come fare?

A questo punto, permettici qualche breve riflessione sul sistema di fatturazione elettronica, che sta per abbattersi su tutti noi con non poche complicazioni che, però, una piccola consapevolezza potrà aiutarti a superare.

In fin dei conti, quel che ti occorrerà fare per poter gestire le fatture elettroniche è poggiarti su un software specializzato, che ti consenta di amministrare senza patemi d’animo l’intero ciclo di fatturazione attivo e passivo, e che ti possa garantire di conservare digitalmente la fattura elettronica per 10 anni.
Sul web, in tal senso, puoi trovare tantissimi sistemi che potrebbero fare al caso tuo.

Quello gratuito, offerto dell’Agenzia delle Entrate, non è proprio il massimo per intuitività e comodità. Te lo consigliamo pertanto solamente se devi gestire in maniera occasionale delle fatture, ma non farà probabilmente al caso tuo se hai la necessità di emetterle e ricevere quotidianamente.

Opinioni fatturazione elettronica

Dovrai dunque, probabilmente, metterti l’anima in pace a investire qualche decina di euro l’anno nella sottoscrizione di un software specializzato offerto da terze parti.

opinioni sulla fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica opinioni

Di alcuni, abbiamo già discusso. Quello di Aruba, o quello di Infocert, sono sicuramente due valide alternative che potrebbero soddisfare le tue esigenze in maniera dedicata. Tieni anche conto che oramai tantissimi altri operatori – comprese le banche! – stanno proponendo tali servizi. Dunque, un rapido giro sul web ti permetterà di verificare quali sono le alternative oggi a disposizione, che potrai approfondire e confrontare.

Rimane infine la soluzione più comoda – per te, ma più dispendiosa: usufruire dei servizi integrati che molti professionisti, come i commercialisti, stanno adottando.

Il servizio è in questo caso molto flessibile, e a volte potrebbe esserti risparmiata perfino la seccatura di dover compilare le fatture con un gestionale. Attenzione, però, ai costi: di norma questi servizi hanno una commissione fissa, e oneri variabili a seconda del numero di fatture che intendi emettere e ricevere.

In ogni caso, oltre a guardare (giustamente!) sul lato dei costi, ti consigliamo anche di concentrarti su quello dei benefici. Con il ricorso alla fatturazione elettronica risparmierai infatti i costi della cancelleria, e potrai soprattutto dare una certezza legale ai documenti che avrai in modo di far circolare mediante il Sistema di Interscambio.

Insomma, degli svantaggi sull’immediato, soprattutto in termini di crescente complessiva, ma – riteniamo – tanti vantaggi che riuscirai ad apprezzare nel corso delle settimane, quando inizierai a prendere la giusta dimestichezza con il software gestionale che avrai scelto di utilizzare.

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